邮箱如何使用邮件备份和邮件归档来保障信息安全

2024-7-22

对于日常使用邮箱的企业，对于外贸企业来说，用生命线来形容邮件数据一点都不夸张，因为和业务沟通、定价、合同、售后相关的所有数据都会在邮件中体现，另外，邮件是具有法律效应的，所以，任何邮件数据的丢失都有可能会带来安全隐患，直接威胁到企业的业务连续性和法律合规性。有鉴于此，大部分的企业都会用各种手段对邮件进行存档。

比如，有领导会将所有人的账号都绑在他的foxmail中，所有人收到的邮件都会存储下来，以此实现所有邮件的集中存储与统一管理。

比如，富通天下、小满等专业外贸软件的用户，员工甚至都不知道邮箱密码，所有邮件都存储在客户端中，企业统一使用。

因此，网易企业邮箱也提供了对应的存档功能进行数据资产的管理。

如果，咱们需要更灵活的管控手段，邮件备份是更好的选择。

如果，咱们需要全局的存档，邮件归档是更好的选择。

两者的介绍如下。

邮件备份功能

邮件备份是为防止重要邮件丢失而创建数据副本，用于在原始数据丢失或损坏时恢复，保证电子邮件的安全性而进行的操作。

备份功能操作

进入管理员后台，选择应用中心-我的应用-自主备份-去使用，点击新建备份规则。

在新建备份规则里根据自己的需要设置。

比如，可以将企业刚入职的新人收到的邮件备份至企业主管的收件箱；

比如，可以将企业销售部所有收发邮件备份至销售部管理员的收件箱；

比如，可以将企业收发有关发票的邮件备份至企业审计员工的收件箱。

创建完成后，会看到备份规则，也可以再检查核对一下规则是否正确。

目标邮箱也会收到来信，告知管理员新建了备份规则。（注：被备份的员工是无感知的，可以放心。）

备份功能说明

一个主备份邮箱下可设置多个被备份邮箱，每个被备份邮箱也能同时被多个主备份邮箱管理。例如，可以设置企业高管的邮箱作为主备份邮箱，将其下属员工的邮箱设置为被备份邮箱。这样，所有被备份邮箱的收发邮件都会同时发送至主备份邮箱进行备份。
不可出现循环备份的情况：例如，已设置a邮箱管理b邮箱，b邮箱管理c邮箱，则不能存在c邮箱管理a邮箱的情况。这样可以避免备份链路的无限循环和资源的浪费。
一个邮箱既可以是被备份邮箱，也可以是主备份邮箱。例如可同时存在a管理b和c，而c管理d和e这样的备份关系，而本质上相当于a间接管理了d和e。
已禁用邮箱和在7天冻结期的邮箱无法做为主备份邮箱,已存在的主备份邮箱不会被禁用、删除或设置过期时间，除非先删除本条备份关系。
备份数据量控制：如果来信过多，可能导致备份邮箱满。因此，管理员需要定期检查和清理备份邮箱中的数据，或及时调整备份策略（如增加备份邮箱的存储容量、设置更合理的备份频率等）。

邮件归档功能

邮件归档是将邮件系统中的邮件存储到指定的存储介质上，以便于长期存储、管理和利用的过程。管理员可以按照特定的规则将邮件进行分类存储，以确保邮件数据的长期可访问性和可追溯性。

归档操作设置

第一步:进入管理员后台，选择应用中心-我的应用-萨班斯归档-去使用。

第二步:进入服务开通信息-获取验证码-输入验证码后，查看“已开通”提示。

第三步:管理归档邮箱-点击“调整归档规则”-选择“自动归档所有邮箱”。（注：只有选择了自动归档所有邮箱，后续通讯录新创建的邮箱账号的邮件才会被自动归档。）

设置完成。

如何查看、重新投递、导出邮件归档里的邮件内容

1.如何查询邮件

2.重新投递邮件

管理员完成邮件投递后，投递对象的收件箱会收到一封邮件，主题:''萨班斯归档投递邮件通知''

当收到该邮件后，成员即可在自己的邮箱内，点击“萨班斯归档投递邮件”文件夹查看邮件。

3.如何导出邮件

邮箱备份和邮箱归档的区别

邮件备份和邮件归档在电子邮件管理中各有侧重。邮件备份主要关注数据的保护和恢复，通过创建数据副本来应对潜在的数据丢失风险；而邮件归档则更侧重于数据的分类、管理和长期保留，通过在线归档和实时搜索功能来提高数据的可用性和可追溯性。

邮件备份功能适用于个性化需求备份，比如部门备份到部门领导，部门领导可直接查看邮件，但是它不适用于全员备份，因为受到邮件存储封数100万/200万（根据版本不同，旗舰版，单账号邮件封数：100万封，尊享版单账号邮件封数：200万封），满足不了这个用户的需求，特推出萨班斯归档来实现全域备份，邮件封数不受限制。