企业邮箱的管理，需要从员工、账号安全、数据安全、收发安全等诸多方面下手

统一形象与账号设置

配套网站地址（如有）作为后缀，增强用户信任度，尤其点名批评还在用163.com、qq.com、gmail.com、outlook.com等个人邮箱的用户，不专业，且容易被冒充；

制定统一的规范来命名员工，可按照姓名、职责、花名、岗位等信息进行设置，便于辨识和内部管理。

确保账号密码安全

应遵循必要的密码规则，如长度要求，字母、数字和特殊字符的组合等。同时，要求员工定期更换密码，以提高账号的安全性。必要时，加强与手机的联动。

备注：如果没有特别的企微需求，不建议选择需要强制绑定企微的企鹅企业邮箱，即使他看起来无密码更安全，但邮箱整体被挟持，对后续的邮箱管控更为不利。

安全管理策略（选择邮件厂商时要确保这些功能）

邮件过滤、反垃圾系统：为了防止病毒或钓鱼邮件的传播，应能及时识别并隔离威胁性邮件，以保障整个企业邮件系统的安全；

数据安全保障系统：确保邮件传输加密、服务器存储加密；

异地登录和新设备提醒：确保有这样的机制，且应该避免完全依赖邮件系统，需要用手机做二次验证或者提醒。

应建立数据备份机制：以防数据丢失或损坏。同时，对于误删的文件，管理员应具有恢复的能力

员工培训和沟通

定期对员工进行信息安全和邮箱使用规范的培训，增强他们识别和防范风险的能力；

强调工作邮件的专业性和保密性，禁止使用企业邮箱发送私人或不适当的内容；

控制大量邮件发送：为了防止垃圾邮件的产生，避免域名被第三方机构拉黑，企业可以限制每位员工的邮件发送数量，并合理设置每封邮件的大小限制；

离职员工邮箱处理

首先，到了离职的时候才做数据管控是毫无意义的，事前的规划至关重要。

合理利用邮箱的功能，在员工账号开通之时就做好邮件备份、归档的工作，避免数据遗漏。

同时，需要判断是否有必要保留该账号，确保其客户发过来的邮件能正常接收，确保其客户都得到通知。

然后，才是建立标准的离职流程，将其邮件转移到指定的账号，将其通讯录转移到指定账号，确保人员变更时数据、沟通不断档。

管理员权限

企业邮箱应有一个管理员账号，该账号具有重置员工密码、设置登录限制、邮件外发限制、查看员工邮箱登录和邮件来往情况等权限，以便于统一管理。

对于大企业来说，分级管理员必不可少，不同的管理员应该有不同的管理范围和细节的职责分配。

总之，邮件系统虽然价格不高，但是因为其数据的重要性，每个企业都应该加以重视。

如果你需要更多的规划，随时联系我们吧。