如何防止员工离职带走数据

员工离职带走数据的普遍方式在于将企业数据打包到本地电脑，通过U盘或者其他云盘的方式占为己有，因此，核心在于限制员工对敏感数据的下载权限。

同时，应该避免的是员工在离职前，批量 / 大量删除一些敏感数据或者重要数据，造成企业核心数据不能得到有效传承，使继任者或者企业不能查询到历史数据，造成数据资产流失。

因此，为了避免类似事故发生，我们需要实施科学合理的规避措施：一是强化数据访问与下载权限管理，确保离职员工无法轻易获取并带走敏感信息；二是建立健全的数据备份与恢复机制，即便遭遇数据删除事件，也能迅速恢复关键数据，保障企业信息资产的连续性和完整性。

我们可以从下列三个方面进行合理规避:

• 限制员工批量下载数据到本地客户端
• 设置成员异常行为预警
• 邮件数据备份存档

限制批量下载数据到本地客户端

在不影响用户使用体验的前提下，限制第三方协议，利用品牌的私有协议进行日常使用。

• 在高级安全模式下，网易企业邮箱登录权限强制只能开启Web和邮箱大师专有协议登录，不允许其他方式登录。这提供了更高的账户安全性。
• 如果用户使用邮件客户端(如手机邮件应用)访问邮箱，需要开启客户端授权码功能。这样即使邮箱密码丢失，用户的邮件也不会通过客户端泄露，因为客户端设置的邮箱密码将自动失效。
• 将员工的邮箱账号与特定的设备进行绑定，限制在非授权设备上登录后下载数据。

设置成员异常行为预警

根据企业需求，选择一些需要监控的异常行为类型。例如，一段时间内彻底删除邮件、删除个人通讯录、设置邮件自动转发等。(此功能需要开通尊享版网易企业邮箱)

1.选择需要应用预警规则的成员范围。

2.具体行为选项可以填写:

• 邮件删除:连续删除X封邮件或者一天内删除邮件数量超过X封。
• 邮件转发:一天内设置或更改邮件转发规则超过X次。
• 个人通讯录:连续删除X个联系人或一天内删除联系人数量超过X个。

3.选择预警通知的接收人。通常建议将预警通知发送给管理员或安全团队，以便及时处理。

在设置完预警规则和通知后，保存并启用预警规则。

管理员要定期检查预警规则的执行情况，并根据需要调整，根据企业实际需求和企业员工行为的变化，不断优化预警规则，提高预警的准确性和时效性。

邮件数据备份存档

企业不仅要限制员工行为，也要主动将企业重要邮件进行备份存档，邮件备份和邮件存档功能对于确保企业数据安全至关重要。通过合理使用这些功能，企业可以确保重要邮件数据不会丢失或泄露，并在需要时能够快速找到和恢复这些数据。以下是关于如何进行邮件备份和邮件存档的步骤：

邮件备份和邮件归档的详细步骤请参考邮箱使用中的《邮箱如何使用邮件备份和邮件归档来保障信息安全》文章。