员工离职邮箱账号应该如何交接

员工离职后，企业邮箱账号的交接是一个需要细致处理的过程，以确保企业信息安全、商业机密得到保护，并遵循相关法律法规和内部规章制度。

员工离职账号处理

员工离职账号处理一般分为以下几种:

1. 员工账号转交
2. 彻底删除员工账号
3. 删除，30天内可恢复
4. 离职交接

员工账号转交

员工离职账号转交存在两种情况，当账号名称是公司统一设置，例如公司名称缩写+职称部门+编号，这种账号名称可以直接延续至新员工继续使用；当账号名称是以个人信息设置，例如员工姓名缩写，新员工无法继续使用的时候，我们可以设置邮箱别名来解决。具体操作如下:

• 员工账号名称是公司统一设置

员工离职之后，管理员可以通过修改员工账号密码、更改手机号绑定来直接转交给下一位员工。

• 员工账号名称是以个人信息设置

我们在最初设置员工邮箱账号的时候，已设置的账号名称前缀无法修改，新员工在入职后无法更改原员工账号，此时我们可以设置邮箱别名，邮箱别名是指邮箱账号的别称，其实是代表同一个邮箱，一个账号最多设置五个账号别名，我们可以设置与自己相关的邮箱别名，然后发送邮件选择以别名发送。

这种方式最直接，但是我们不建议选择这种方式，如果要确保邮箱邮件安全转交，建议选择下列方式。

彻底删除员工账号

• 彻底删除之后，员工账号将会失效，删除后不能再进行登录，也无法接收信件，发过来的邮件会提示账号不存在。
• 彻底删除会导致和此账号关联的企业邮箱一并删除，造成邮件、通讯录等被清空。

删除，30天内可恢复

• 删除后状态为"已删除"， "已删除"的账号会有30天的冻结期，冻结期内该账号的邮件，资料等信息仍会保留。
• 在30天冻结期内，管理员可以手动"恢复"此账号，如在冻结期内没有"恢复"该账号，则该账号会在系统自动彻底删除。
• 在30天冻结期内，该账号都会在账号列表中出现，并且与该账号同名的账号不能被创建，直到该账号被彻底删除。

离职交接

• 离职交接功能可对离职用户的邮件（但不包含草稿箱、已删除、垃圾箱）和通讯录进行转移交接，离职员工的邮件、通讯录仅支持成功交接一次。
• 交接中的账号不支持变更状态（正常、禁用、假删）。
• 未开始交接时，该账号邮箱中的数据会继续保留，管理员可以手动"恢复"此账号。
• 账号未彻底删除前，此账号都会在账号列表中出现，并且与该账号同名的账号不能被创建。
• 接完以后，可以选择“系统自动彻底删除离职账号，并将后续发往离职账号的邮件转发至指定账号”，这样别名账号会以指定账号的别名形式存在，可以继续接收邮件。

管理员后台操作设置

点击【账号管理】，勾选离职员工账号，点击【删除/恢复】会有选项分类，按照自身情况选择处理员工账号。

离职账号数据如何处理

首先，企业在管理员工账号时，一定要提前设置邮件备份和邮件归档功能，邮件备份和邮件归档作为两种有效的数据保护措施，能够帮助用户防范数据丢失、提升数据管理效率。即使员工在离职前删除邮件也不要紧，因为在邮件备份和归档中被删除的邮件也是存在的。

离职账号设置自动回复

员工离职后，给账号设置自动回复功能，告知发件人‘‘该员工已离职，您可以联系(在职员工账号)取得后续服务’’，同时，设置自动转发功能，将邮件自动转发给在职员工邮箱。

在邮箱首页点击【设置】，选择【邮箱设置】后找到【来信分类】，进入【新建分类规则】后按如下显示操作:

再设置【自动转发】条件:

设置自动回复和自动转发过后，发至离职员工账号的邮件会自动回复给发件人该账号已离职，同时邮件会自动转发至在职人员的邮箱，不影响公司正常业务进行。

离职交接功能设置

在员工离职交接时，管理员进入管理后台设置【管理交接任务】，可以将邮件和通讯录选择转交给指定的人，完成数据转移，完成之后可以选择账号是否删除、新邮箱是否代收可指定，转移的状态也可以查询。

对于重要的邮箱，一定要设置邮件备份邮件归档，转移数据之后再删除。