如何对邮件进行来信分类

可设置的分类条件

企业邮箱的来信分类功能支持多种分类条件，包括但不限于以下几种：

以单一规则为例:

• 发件人：根据邮件的发件人地址或发件人名称进行分类。例如，将所有来自特定客户的邮件分类到“客户邮件”文件夹；将所有来自某一地区的邮件分类到“地区邮件”文件夹，比如来自美国的邮件可分类至“美国”文件夹。
• 收件人：根据邮件的收件人地址或收件人名称进行分类。但通常此条件用于筛选发往特定收件人的邮件，而非对接收到的邮件进行分类。
• 主题：根据邮件的主题内容进行分类。例如，将所有主题包含“会议通知”的邮件分类到“会议邮件”文件夹。
• 附件名称：根据邮件附件名称进行分类。例如，将所有附件名称包含“合同”的邮件分类到“合同附件邮件”文件夹。

除了单一条件外，网易企业邮箱的来信分类功能还支持组合规则。即，可以根据多个条件的组合来设置分类规则。

以组合规则为例:

例如，将同时满足“来自特定发件人”和“主题包含特定关键词”的邮件分类到特定文件夹中，假设您有来自上海的客户，经常签订相关合同，就可以新建为发件人包含“上海xx”且主题包含“合同”的规则，将邮件分类到“上海合同”文件夹。

具体应用场景

区分工作与个人邮件

• 情况描述：当企业邮箱同时用于接收工作和个人相关的邮件时，来信分类功能可以帮助用户轻松区分这两类邮件。
• 应用方式：设置分类条件时，您可以选择“主题包含”并输入与项目相关的关键词（如项目名称、任务编号等），这样每当接收到包含这些关键词的邮件时，系统就会自动将其分类到“工作邮件”文件夹中，方便快速查找和处理，其余可以默认为个人邮件。

管理来自不同客户的邮件

• 情况描述：企业经常需要与多个客户进行沟通，管理来自不同客户的邮件可能变得复杂。
• 应用方式：为每个客户或客户类别设置分类规则，将相关邮件自动归类到对应的客户文件夹中；也可以在执行规则时，在执行规则选项里设置【添加标签】，不同客户设置不同标签方便查询，在邮件列表一目了然。例如，重要紧急的邮件我们设置为红色标签，重要但不紧急的邮件我们设置为橙色标签，不重要但紧急的设置为蓝色标签，不重要不紧急的设置为绿色标签，按照自己平时的习惯制定分类标签。

重要邮件提醒

• 情况描述：在忙碌的工作中，区分哪些邮件需要立即处理至关重要。
• 应用方式：设置规则，将包含“紧急”、“重要”等关键词或来自特定发件人的邮件分类到“紧急处理”文件夹中，以便优先查看和处理；可以在执行规则选项里选择【添加红旗】或者【设为置顶邮件】，这些选项都可以在邮件列表突出显示；可以设置邮件为【重要邮件提醒】，如果在某一时间段，有重要客户来件，执行规则选项中设置重要邮件提醒，符合条件的邮件收到后系统会短信通知您重要邮件到达。

过滤垃圾邮件和广告

• 情况描述：企业邮箱可能会收到大量的垃圾邮件和广告邮件，影响工作效率。
• 应用方式：设置分类条件时，可以选择“发件人”并输入已知的广告邮件发件人地址；或者选择“主题包含”并输入常见的广告邮件主题关键词（如“促销”、“优惠”等）。这样，系统就会自动将这些广告邮件分类到指定文件夹中或在执行规则选项里选择【拒收】。

自动回复

• 情景描述:当员工离职，邮箱里有客户邮件往来，需要告知发件人员工已离职无法回复。
• 应用方式:设置分类条件时，可以选择“发件人”为离职员工账号，执行规则设置为【自动回复】，内容填写“该员工已离职，xxx会稍后与您取得联系确保后续服务”告知客户，同时，也可以在分类规则中设置自动转发功能，将邮件自动转发给在职员工邮箱。设置自动回复和自动转发过后，发至离职员工账号的邮件会自动回复给发件人该账号已离职，同时邮件会自动转发至在职人员的邮箱，不影响公司正常业务进行。