如何设置自动回复邮件?(如果是发给离职员工的,可以自动回复吗?)
随着企业日常业务往来的日益频繁,邮件成为重要的沟通工具。然而,当您因为休假、出差或其他原因无法及时回复邮件时,设置自动回复话术可以帮助您及时告知对方您已经收到邮件,系统会自动向收件人发送预设的回复消息,避免发件人的再次询问。
本文将从以下方式详细介绍如何在网易企业邮箱中设置自动回复:
- 如何在邮箱里设置自动回复功能;
- 如何只针对特定个人或者邮件主题设置自动回复;
- 特殊情况:针对离职成员的发信应该如何回复
- 常用自动回复话术。
如何设置自动回复
点击账号右侧的【设置】,选择【邮箱设置】,下划找到自动回复:
在编写完自动回复话术并设置好时间之后,请确保点击【保存】以保存您的设置。
如何只针对特定发件人/邮件主题设置自动回复
如果您只需要针对某些特定的发件人/邮件主题设置自动回复,您可以在【来信分类】设置中进一步设置条件。
首先我们在邮箱【设置】页面找到【邮箱设置】,找到【来信分类】后进入设置,具体操作如下:
针对特定发件人设置
针对邮件主题设置
主题中包含某些特定关键词时自动回复
如果邮件是发给离职员工的,怎么做到自动回复
如果有员工离职了,他之前和很多客户都有邮件往来,那么可以用下面几种策略
保留账号,修改密码、手机号码之后交给下一位同事
删除账号,删除之前转移邮件到指定账号中
将盖章后设置为指定账号的别名,继续接收邮件
设置自动回复规则
收件人包含“该离职员工账号”的邮件,自动回复“该员工已经离职,xxx会稍后与您取得联系确保后续服务。”
编写自动回复话术
根据您的需求,编写自动回复话术。以下是一些示例供您参考:
- 适用于日常无法及时回复期间:
您好,您的邮件我已收到,感谢您发送邮件。由于我当前不在办公室,无法及时回复您的邮件,我稍后再与您联系,或者您可以将您的需求告知我的同事。谢谢!
- 适用于休假期间无法正常回复期间:
您好,您的邮件我已收到,感谢您发送邮件。我目前正在休假,邮件回复将有所延迟。如果您有紧急需求,请直接拨打我的联系电话(电话号码),或者联系我的同事(同事姓名)寻求帮助。我将在休假结束后尽快回复您。祝您工作顺利!
- 适用于出差期间无法及时回复期间:
您好,您的邮件我已收到,感谢您发送邮件。我目前正在出差,邮件回复将不定期进行。如果您有紧急需求,请直接拨打我的联系电话(电话号码)。我会在出差结束后尽快处理您的邮件。谢谢!
注意事项
- 编辑自动回复话术时确保话术礼貌、简洁且信息准确,以便让发件人了解您当前的状态并采取相应的行动。
- 在设置自动回复时,请注意不要将重要的业务邮件误判为不需要回复的邮件,以免漏掉重要的业务信息。
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